Государственное развитие архивного дела.

В  2015   году  работа проводилась согласно плану развития Архивного дела, утвержденного главой администрации МР «Кизилюртовский район». Как сообщили в архивном отделе администрации района,  запланированный прием документов постоянного хранения отдел экономики и управления муниципальным имуществом в количестве 54 дела выполнен.

В 2015 году по развитию архивного дела в МР «Кизилюртовский район» принято три нормативных документа:

Постановление администрации МР «Кизилюртовский район»  № 44 от 09.04.2015 г. «Об утверждении административного регламента» — об утверждении муниципальной услуги выдача копий и выписок архивных документов по тематике обращений.

Постановление администрации МР «Кизилюртовский район» № 70 от 26.05.2015 г. «О проведении паспортизации ведомственных архивов организаций-источников комплектования Архивного фонда Республики Дагестан», согласно постановлению разработан и утвержден график проведения паспортизации ведомственных архивов.

Распоряжение администрации МР «Кизилюртовский район» № 278 от 20.10.2015 г. «О создании постоянно действующей экспертной комиссии при администрации МР «Кизилюртовский район».

 В соответствии с письмом Управления по делам архивов от 21.03.2012 г. № 02-48/94 открыто представительство Архивного отдела на сайте Администрацииkizilyurt-rn.ru, отдел зарегистрирован на едином портале государственных и муниципальных услугwww.gosuslugi.ru.Административный регламент о предоставлении муниципальной услуги «Выдача копий и выписок архивных документов по тематике обращений»  утвержден постановлением администрации МР «Кизилюртовский район»  от 09.04.2015 г. № 44 и предоставлен в Управление Правительства РД по информационным технологиям, а также размещен в сводном республиканском реестре государственных и муниципальных услуг.

Обеспечение сохранности и государственный учет документов.

Архивный отдел по-прежнему находится в приспособленном помещении на первом этаже администрации МР «Кизилюртовский район» и занимает четыре помещения размером 125 кв.м. Установлена и функционирует пожароохранная сигнализация ПОС «Гранит – 8», в отделе имеется 42  металлических стеллажа,  протяженность стеллажных полок —  340 погонных метров. Отдел укомплектован всем необходимым, имеется 2 компьютера, ноутбук, 2 ксерокса, 3 кондиционера. Все документы закартонированы. В 2015 году проведен текущий ремонт в хранилище № 1 и № 2, приобретен кондиционер в хранилище № 1, взамен старого. Штатная численность работников отдела осталась без изменений: начальник отдела, заместитель начальника отдела, должностные обязанности также остались без изменений.

Формирование архивного фонда, учет фондов и документов

организационно-методическое руководство за организацией документов в делопроизводстве  учреждений, организаций, предприятий.

В течение года проводилась работа по уточнению Списка № 1- источников комплектования архивного отдела.  По рекомендации ЭПК МЮ РД (выписки из протоколов № 11 и № 1 заседаний ЭПК «О предложениях по внесению изменений в Список № 1 организаций-источников комплектования муниципальных архивов» от 30.12.2014 г. и от 02.03.2015 г.) для завершения процесса формирования Списка  № 1 в десять учреждений и организаций были направлены письма – уведомления и соглашения (договора) о взаимодействии и сотрудничестве.

Обследования сохранности архивных документов и ведение делопроизводства проведены в 34 из 36 организаций источников комплектования архивного отдела, в двух организациях Ассоциация крестьянских и фермерских хозяйств и райком профсоюза работников сельского хозяйства нет руководителей, документы не откладываются. Были направлены предложения на ЭПК Министерства юстиции РД об исключении этих организаций из Списка № 1, но они были отклонены. При проведении обследований обнаружено, что из 34 обследованных организаций в девяти имеются отдельные помещения для хранения документов, в остальных проверенных организациях документы хранятся в рабочих кабинетах в шкафах. Во всех организациях имеются приказы о назначении ответственного за архив и состав ЭК, но состав ЭК в основном существует только на бумаге и практически бездействует, работа по делопроизводству и архив выполняется практически во всех организациях одним сотрудником – ответственным за делопроизводство и архив. Проведена паспортизация ведомственных архивов – источников комплектования архивного отдела. По итогам паспортизации и проведения обследования сохранности архивных документов в организациях утраты документов не обнаружено.

За 2015 год количество документов  в архивном отделе изменилось в сторону увеличения на 54 единицы постоянного хранения, было 21082, стало 21136 единиц (21082 + 54). Количество фондов не изменилось – 128, количество описей не изменилось – 287.

Количество организаций – источников комплектования Списка № 1 изменилось в сторону уменьшения, исключены из Списка № 1 две организации федерального значения (ЭПК  № 8 от 06.11.2015 г.) Кизилюртовский районный суд и Термежрайотдел № 20 по Кизилюртоскому району Управления Роснедвижимости по РД, было 36, стало 34.

Использование документов.

За  2015  год в архивный отдел поступило  145 социально-правовых запросов, которые рассмотрены в срок — до 5 дней. Из них с положительным результатом — 102, с отрицательным ответом – 43 .        

(о выделении земельного пая и другим земельным вопросам  – 113  

стаж работы — 13

регистрации КФХ – 10

установление опеки — 4

о предоставлении к награждению  –   2

о переименовании села – 2

изменение имени – 1).

Характер отказных справок:

документы на хранение не поступали;

заявитель не значится.

5.Развитие и укрепление  материально-технической базы.

Архивным отделом администрации МР «Кизилюртовский район» постоянно проводится работа по поддержке в удовлетворительном состоянии и соблюдении санитарных норм архивохранилища № 1 и № 2.

В муниципальном архивном отделе в 2015 году приобретены  канцелярские и хозяйственные принадлежности, картриджи, комплектующие на оргтехнику,  подключен интернет на год, проведен ремонт в архивохранилищах № 1 и № 2, приобретен кондиционер в архивохранилище № 2.

6.Организационные мероприятия.

Работники архивного отдела администрации МР «Кизилюртовский район» принимают участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях, проводимых в районе.

«В истекшем месяце архивный отдел подготовил и сдал в Управление по делам архивов Министерства юстиции РД годовой отчет о проделанной работе за 2015 г.

Прием граждан и выдача архивных справок за декабрь:  всего – 22 (в том числе гражданам – 18, отделу архитектуры – 1, правовому отделу – 2,  в Кизилюртовский районный суд – 1)», — отметила руководитель архивного отдела в своем отчете работы за ноябрь.